Инструмент для обеспечения безопасности вложений в Outlook

Инструмент для обеспечения безопасности вложений в Outlook (Secure Outlook Attachments Tool) — это надстройка для Outlook, позволяющая надежно хранить вложенные файлы и задавать параметры доступа к ним.

Задача

Для защиты файла от многочисленных скачиваний и нарушения авторских прав недостаточно просто отправить его в виде вложения в сообщение электронной почты. Надстройка для Microsoft Outlook, созданная командой СКЭНД, решает задачу и автоматически заменяет вложения ссылками на загруженные файлы. Получатели писем видят ссылки во входящих сообщениях.

Разработка решения для отслеживания, мониторинга и обеспечения безопасности вложений основана на следующих требованиях:

  • Вложенный файл загружается в облачное хранилище данных.
  • Secure Outlook Attachments Tool может определять и настраивать местонахождение вложенного файла.
  • Установка параметров просмотра и загрузка файла для пользователей.
  • Установка права доступа к вложению на определенный промежуток времени.
  • Надстройка интегрируется в инспекторы Outlook (Outlook Mail Compose и Outlook Mail Read) как отдельная панель.

Подход

При помощи стандартных средств Microsoft Office, в частности, Office Developer Tools для Visual Studio и .NET Framework, мы выполнили интеграцию надстройки в Outlook.

При интеграции Secure Outlook Attachments Tool в инспекторы Outlook и Explorer MailItem мы воспользовались готовым решением VSTO CustomTaskPane (Microsoft.Office.Tools).

Использование CustomTaskPane Object для создания надстройки позволило задать собственную панель и определить ее размер, расположение и параметры.

Чтобы конечный пользователь мог легко установить надстройку с использованием Inno Setup, наша команда разработчиков создала инсталляционный файл, который позволяет копировать все нужные файлы и зарегистрировать компоненты, необходимые для загрузки надстройки в приложение Outlook.

Описание

Подход СКЭНД к разработке и используемые инструменты разработки ПО обеспечили следующие возможности надстройки:

  • Панель предоставляет возможность авторизации на облачном файловом хранилище; пользователи могут просматривать статистику по собственным файлам и файлам с распределенным доступом.
  • Интеграция с инспекторами и Explorer MailItem позволяет легко контролировать события: добавление вложений в письмо, редактирование текста письма для добавления ссылки на файл и т.д.

После того как прикрепленный файл заливается в облачное хранилище, пользователь может настраивать права доступа к файлам и папкам:

  • редактировать список пользователей и групп, имеющих доступ к файлу;
  • ограничить возможность просмотра файлов при помощи настроек облачного хранилища;
  • ограничить доступ к ресурсу временным промежутком.

Также у пользователей есть возможность получить локальную копию файла при необходимости и загружать вложения как бинарные файлы. Статистика использования файлов доступна для просмотра и загрузки. То есть при необходимости можно легко  узнать о количестве загрузок, просмотров и истории изменений.

У почтовых сервисов есть ограничение на размер файлов во вложении. Так как Secure Outlook Attachments Tool заменяет вложения ссылками на загруженные файлы, благодаря ему размер вложений может превышать допустимый предел.

Особенности

Чтобы реализовать задуманное решение, мы использовали:

  • C# .NET;
  • Windows Presentation Foundation (WPF);
  • Visual Studio Tools for Office;
  • REST API;
  • менеджер пакетов NuGet;
  • Inno Setup;
  • интеграцию Ribbon;
  • Outlook Custom Task Pane.

Результат

СКЭНД разработал программный продукт, обеспечивающий интеграцию с облачным файловым хранилищем.

Одна из реализаций программного продукта — надстройка для Outlook, Secure Outlook Attachments Tool с собственной панелью управления и возможностью определять условия доступа к файлу и способствовать безопасности облачных данных.

Нуждаетесь в разработке похожего проекта?

Свяжитесь с нами

Наша команда к вашим услугам! Напишите нам, и мы ответим вам в ближайшее время.

Спасибо, что написали нам! Ваше сообщение было успешно отправлено. Мы обязательно ответим на него в ближайшее время. Пожалуйста, проверьте, получили ли Вы от нас письмо-подтверждение на указанную Вами почту.